シフト作成担当者必見！三宮フレンチバルSTAUBのシフト作成方法(無料＆簡単)
こんにちは！神戸三宮でフレンチバルSTAUBを運営しております川口です。
今回は店舗運営において重要なシフト作成の方法をご紹介しようと思います。
飲食店(特に個人経営者様)やその他の業種でもシフトで運営されてます店舗様にご活用できるのではないかと思います。
シフト作成者の悩み(やったことがある方だけが分かります）
僕は独立する前の職場で、シフト作成の担当として最大５店舗のシフト作成とシフト調整を行っておりました。前職では徐々に店舗が増えていくと同時にシフト調整も複雑になっていき、社員の休みの希望を聞いて回したり、アルバイトのシフト提出後、アップする間に「やっぱり入れません」のLINEで再度組み直したりとそれはもう大変で、シフトアップの期限に追われる毎日で休日も作成したりと憂鬱でした。
シフト作成は重要というのは分かってはいるんですけど、もっと効率的にできないものかなあと日々調べたり考えてました。というのも、皆さんのお仕事も同じだと思いますが、店舗運営はシフト作成だけではなく、日々の仕込みや店舗のメンテナンス、数値管理や予約管理。おすすめや企画の考案。もちろん営業中の接客業務や調理業務、などなど色々な運営項目の中の一つがシフト作成なのです。
そして、個人経営者もしくは店長が最も時間を割かなけれならないのが売上を上げたり維持したりするための販促計画であったり、日々の接客業務のレベルアップです。なのでいかに効率よく作成すること＝一番重要な時間に時間が割けるという事になるのです。
そこで最近僕が取り入れてよかった方法をご紹介したいと思います。もっと早くに取り入れれば良かったぁ——と感じていますので、皆さんも興味があれば是非取り入れてみて下さい！またもしもっといいやり方知ってるよって方がいれば是非教えてください！
それでは参りましょう！
無料ツールで誰でも使えます
当店のシフト組みはとてもシンプルなので、店舗によってはもっと複雑な店舗もあるかと思います。その際はテストを繰り返して各店舗にあったオリジナルなものしていただければと思います。
Googleフォームを使いましょう！
皆さん、Googleフォームをご存知ですか？Googleが提供している、各個人の使用用途に合わせてシンプルなアンケートフォームを作成する事ができるツールです。なんと、無料！Googleアカウントがあれば誰でも使用できます。このツールを使うと結構楽にシフトの大枠を作成することができると思います。(すこし手直しは必要です）
Googleフォームはこちら！
Googleアカウントをお持ちでない方はこちら！
今回はこの方の記事を参考にさせて頂きました！
シフト作成の流れとしてましては、
- Googleフォームでシフト作成用フォームをつくる。
- そのフォームのURLをコピーする。
- そのURLを店舗グループLINEに貼り付けて送信する。
- シフト提出期限まで待つ。それまでに足りない日の催促をする
- 手直してスクリーンショットしてグループLINEにアップする
私のお店は私とアルバイト１名の計２名のみで運営している為かなり簡単なシフト組みです💦チェーン店などの複数店舗がある場合やホール、キッチンとセクションが分かれいる場合、ランチとディナーを行っているお店の場合は複雑なフォームを作らないといけないと思いますが、それでも１回作ると後が楽なので頑張って作る価値はあると思います。
手順(Googleアカウントの取得を済ませているという前提です）
１．Googleフォームでシフト収集フォームをつくる
各店にあったフォームを作成します。これは実際に触った方が分かりやすいと思いますので、上記でご紹介した記事を参考に触ってみてください。結構直観的に作成できてスマホ世代の皆さんの方がすぐに理解できると思います。
ちなみに私のお店のフォームはこんな感じです。
かなり簡単なフォームですよね(笑)
私のお店では半月ごとのシフト組みなので前半と後半に分けてます。
２．そのフォームのURLをコピーする。
完成したフォームのURLをコピーします
３．そのURLを店舗グループLINEに貼り付けて送信する。
お店の連絡事項やシフト回収のためにお店専用のグループLINEを作っている店舗さんが多いと思います。そのグループLINEに先程のURLを貼り付けて送信します。Googleフォームのデフォルトでメールで一斉送信する方法もありますがアルバイトと普段あまりメールでやり取りすることがないので改めてメールを教えてもらってどうのこうのするのが面倒ですし普段使っているLINEの方が早いと思います。ちなみに返信者(アルバイト)はGoogleアカウントをもっていなくてもフォームの返答はできます。
４．シフト提出期限まで待つ。それまでに足りない日の催促をする
決められたシフトの提出期限まで待ちます。そこでただ待つだけだともったいないので私は待っている間にこれをします。
足りていない日の催促をする
このGoogleフォームの最大の利点は転記をしなくていいという事！どういう事かと申しますと、回収したシフトの答えを自動的にGoogleスプレットシートにまとめてくれるんです！シフト表が勝手に埋まっていくイメージです。
GoogleスプレットシートとはGoogleがこれまた無料で提供しているエクセルのような表計算アプリです。
Googleスプレットシートとは？
GoogleフォームとGoogleスプレットシートはセットです。フォームでの質問項目が自動でスプレットシートに反映してシフト表の大枠を作ってくれます。なので集めている最中にスプレットシートをみて足りてない(特に週末)日をまだ提出していないアルバイトに向けて「この日足りてないから入って！」と促すわけです。まぁこれはアルバイト１人いればいい私の店の場合なので比較的簡単なのかもですが、、、、私はシフト作成においてこの転記こそが面倒を引き起こしている一番の要因と感じていたのでその工程を省けただけでも生産性がアップです。
４．手直してスクリーンショットしてグループLINEにアップする
とはいえ、反映されたスプレットシートは荒削りなので、アルバイトが見て分かるように若干の手直しが必要です。エクセルが軽く使える方でしたら割と簡単に作成できると思います。こんな感じ↓
これをスクリーンショットしてLINEのグループLINEに添付して完了です。
ちなみにスプレットシートはスマホアプリ版もあり、パソコンと同期すればどちらからでも閲覧、編集可能です。GoogleフォームもGoogleドライブ(これもGoogleが無料で提供しているファイル保管サービス)に保存すれがスマホアプリ版のGoogleドライブで閲覧できます。編集する際はGooglechromeで開けばできます。
まとめ
さて、今回は私のお店のシフト作成方法をご紹介しました。当店は超簡単なシフト組みなので、もっと複雑な店舗は最初のフォーム設定が難しいかもですが、できなくはないと思います。なんなら、ITに強いアルバイトに賄い豪華にするからこんなんつくっててお願いするのもありかもです(笑)不得意分野はできる人に任せるのもできる上司の一つの条件だと思いますので。
ただこんな便利な世の中になっているにも関わらず、試行停止で従来のやり方をこれはこれで完璧とやり続けるのではなく、料理を作る際に「もっとこれうまくてはやく作れないかな？」と考えると同じように「これってもっとこうした方がよくない？」とか「こんな感じのアプリがあれば便利なのになぁ」とかを日々考える事が重要だと私は思います。今回のシフト作成も担当する方しかわからない大変な苦労があります。ただでさえ夜遅くまで働いて、日々仕込みに追われ、休みも少ない飲食業です。休み返上でシフト作成するのもあまりにも残酷です。少しでも楽にストレスなく業務ができるよう今回はシフト作成を例にとって話しましたが、もっとITとか便利なツールに頼ってもいいのかなと感じます。もともと飲食業界の個人店の皆様はそういったITに対して苦手意識がある方が多いと感じます。個人店の皆様が特に対お客様との繋がり、日々の接客をもっとも重要視しているからこそもっと接客に時間をあてる時間を生み出す為に、そのほかの管理業務にあてる時間を減らす思考は大事だと私は思います。今回のblogが少しでもお役に立てばうれしいです！
少しだけ宣伝です！
私は神戸三ノ宮でフレンチバルSTAUBを運営しております。フレンチといっても堅苦しくなく私自身フレンチ居酒屋感覚で営業しております！
気になる方は公式ホームページをチェックしてみてください！
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これからも皆様にちょっとしたお役立ち情報を発信していきますので読んでいただけると嬉しいです。フレンチバルSTAUBもよろしくお願いします。
それではまた次回のHIROBLogで！